397 Sıra numaralı Vergi Usul Kanununca 05/03/2010 tarihinden itibaren uygulamaya geçirilen e-Fatura, kısaca elektronik ortamda kullanılan fatura olarak tanımlanabilir.
Gelir İdaresi Başkanlığı bünyesindeki sunucular tarafından alıcı ve satıcılara iletilen e-Fatura, belli bir standartta oluşturulur ve değiştirilemez.
E-Fatura uygulamasının amacı sabit bir format ve standarda bağlı olarak oluşturulan faturaların mükellefler arasında güvenli, zaman ve maliyet tasarrufu oluşturmaktır. E-Fatura kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.
E-Faturanın Avantajları
E-Fatura ile standarda ve formata uygun olarak fatura hazırlanır, böylece hızlıca hazırlanan e-Faturalar ile zamandan tasarruf edilebilir.
E-Faturaların online sistem üzerinden iletimi sağlandığı için normal fatura kullanırken doğabilecek masraflardan (kağıt, mürekkep, zarf, postalama gibi) kaçınılır. Kağıt tüketimi azaldığı için e-Fatura çevrecidir, kağıt israfı azaltılmış olur.
Kullanılan e-Faturalar sistemde kayıtlı olacağı için dilediğiniz geçmiş faturalara ulaşabilirsiniz. Böylece fatura depolamadan doğacak iş yükü ve maliyetler kaldırılmış olur.
E-Faturaların iletilme süresi normal faturalara göre çok daha kısa olduğu için faturalarınız müşteriye hemen ulaşır, böylece tahsilatınızı hızlandırabilirsiniz.
Müşteri ve satıcılar arasındaki mutabakat kolaylaşır.
E-Fatura sistemi muhasebe sistemi ile entegre edilebilir.
E-Faturanın Dezavantajları
E-Faturaya geçmek için gerekli birkaç maliyet bulunmaktadır. Bunlardan ilki TÜBİTAK’tan mali mühür satın alınması gereksinimidir. Mali mühür satın alabilmek için gerekli şartları yerine getirip, değerlendirmelerden olumlu sonuç alınması gerekmektedir. Elektronik Mali Mühür Sertifikası Sahibi Taahhütnamesini dolduran yetkili kişinin imzası ile bu taahhütname Gelir İdaresi Başkanlığı’na ulaştırılır. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın değerlendirmesinden sonra başvuruların uygun bulunması durumunda mali mühür cihazı başvuran tarafına gönderilir.
Muhasebe sistemine entegre edilen e-Fatura sistemleri için entegrasyon ve saklama ücreti ödenmesi gerekmektedir. Buna ek olarak muhasebe yazılımına ek modül ve eğitim bedelleri de karşılanmalıdır.
Bilgi sistemlerine entegre yöntemi tercih edilmesi durumunda yine personel eğitim maliyetleri ortaya çıkar ve aylık veya fatura başına ek ödemeler yapılması gerekmektedir. DİA yazılımı dışında kullanılan yazılımlarda bu maliyetler bir hayli yükselebilir.
E-Fatura sistemine dahil olduktan sonra e-Fatura sistemine dahil olan diğer firmalara sadece e-Fatura kesebilirsiniz. E-Fatura sistemi mükelleflerden iki tarafın da sisteme dahil olması durumunda kullanılabildiği için sadece e-Fatura sistemine dahil olmayan firmalara kağıt fatura düzenleyebilirsiniz.
Geçmişe yönelik fatura kesim şansınız kısıtlanır. 7 günden daha eski olan faturaları geçmişe yönelik olarak kesemezsiniz.
E-Fatura sistemine bir kere dahil olduktan sonra bir daha çıkış yapamazsınız. Ancak yakında her firmanın e-Fatura sistemine giriş yapması zorunlu olacağı gibi bir tahminimiz olduğu için ne kadar erken dahil olursanız o kadar iyi olabilir.
