E-Fatura, hayatımıza giren çok sayıdaki E-Dönüşüm uygulamasından sadece biri. E-Dönüşüm kapsamındaki uygulamalar arasında E-Faturanın yanı sıra E-Arşiv Fatura, E-İrsaliye, E-Serbest Meslek Makbuzu, E-Müstahsil Makbuzu gibi daha pek çok uygulama da mevcut.
Peki E-Fatura nedir? E-Fatura, eskiden basılı olarak kesilen ve yapılan mal-hizmet alım-satımlarını belgeleyen faturanın elektronik ortamda düzenlenen halidir. Yani E-Fatura ya da elektronik fatura kağıt ortamda değil, elektronik ortamda düzenlenen faturadır.
E-Fatura uygulamasının mükellefler açısından pek çok avantajı vardır. İlk olarak E-Fatura uygulaması, kağıt ve baskı masraflarından tasarruf etmenizi sağlar. Ayrıca E-Fatura elektronik ortamda muhafaza edilebildiği için iş yerinizde yer de kaplamaz. E-Faturanın muhafazası daha güvenli bir şekilde elektronik ortamda gerçekleştirilir. Bu sayede faturalarınızın zamanla yıpranması, taşınma gibi durumlarda kaybolması, yangın ve sel gibi doğal afet durumlarda zarar görmesi gibi durumlar önlenmiş olur. E-Faturanın Gelir İdaresi Başkanlığına ibrazını da kolayca elektronik ortamdan gerçekleştirebilirsiniz.
E-Faturanın İçermesi Gereken Bilgiler
E-Faturada bazı bilgilerin bulunması zorunludur. Bu bilgilerin bulunmadığı E-Faturalar geçersiz sayılır ve hukuki geçerliliğini yitirir. 2020 E-Faturada bulunması gereken bilgiler şu şekildedir:
- E-Faturanın düzenlendiği tarih
- E-Fatura belge numarası
- E-Faturayı düzenleyen tarafın adı ve soyadı, varsa ticaret unvanı, iş adresi, bağlı olduğu vergi dairesine dair bilgiler ve vergi kimlik numarası
- E-Faturanın düzenlendiği müşterinin adı ve soyadı, varsa ticaret unvanı, varsa ticaret unvanı, vergi mükellefiyse bağlı olduğu vergi dairesinin bilgileri ve vergi kimlik numarası
- Mal ya da hizmetin türü, miktarı, fiyatı ve tutarı, kesilen vergilerin türleri ve tutarları
- Satılan malın teslim tarihi
- Satılan malın irsaliye numarası
Daha önce de belirttiğimiz gibi bu bilgilerin bulunmadığı E-Faturalar düzenlenmemiş sayılır. Bu nedenle de E-Fatura düzenlenmediği gerekçesiyle ceza uygulanabilir.
E-Fatura Tasarımı Nasıl Olmalıdır?
- E-Faturanız işletmenizin veya şirketinizin kurumsal kimliğini, marka imajını yansıtan ve göze hoş gelen estetik bir tasarım sahibi olmalıdır,
- E-Faturanın toplam dosya boyutu çok büyük olmamalıdır. Aksi takdirde problem çıkabilmektedir.
- İşletme ya da şirketinizin bilgileri doğru olmalıdır.
- E-Faturada bulunması zorunlu olan bilgiler eksiksiz bir şekilde tasarımınızda bulunmalıdır. Tasarımınız bu bilgileri içermeye uygun bir formatta olmalıdır.
- Gelir İdaresi Başkanlığının güncel logosu E-Faturada bulunmalıdır.
- E-Faturanızda varsa şirket veya işletmenizin logosu da bulunmalıdır.
- Şirket veya işletmeniz için kaşe ve imza alanı bulunmalıdır. Bu alan kaşe ya da imzanın bulunmasını zorlaştırmayacak kadar geniş olmalıdır.
E-Fatura Tasarımı Örnekleri
E-Fatura tasarımınızın tercihlerinize ve bulunduğunuz sektöre göre değişiklikler gösterebilmekle beraber sahip olması gereken standart unsurlar ve E-Fatura tasarımı yaparken dikkat edilmesi gereken hemen hemen evrensel püf noktaları bulunmaktadır. Aşağıdaki örneklerde oldukça standart E-Fatura tasarımları bulunmaktadır.
