05.03.2010 tarihinde yayımlanan 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile elektronik fatura (e-Fatura) uygulaması vergi mevzuatına dahil edilmiştir.
433 seri nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile e-Fatura uygulamasına kayıtlı olan mükelleflerin birbirlerinden aldıkları mallar ve sağladıkları hizmetler için elektronik fatura gönderme ve alma zorunluluğu 01.04.2014 tarihi olarak belirlenmiştir.
Uygulamanın sorunsuz ve sağlıklı yürütülebilmesi bakımından, GİB tarafından aşağıda maddeler halinde belirlenen hususlarda hatırlatmalarda bulunulmasına gerek duyulmuştur.
- Karşılıklı e-Fatura Düzenleme Zorunluluğu
e-Fatura uygulamasına kayıt olmuş mükellefler birbirine satmış oldukları mal ve hizmetleri elektronik fatura olarak göndermek zorundadır. Bu yüzden e-Fatura uygulamasına kayıtlı olan kullanıcıların 1 Nisan 2014 tarihinden itibaren birbirlerine kağıt fatura düzenleme imkanları bulunmamaktadır.
- Muhafaza ve İbraz
213 Sayılı Vergi Usul Kanunu ve 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanununun ilgili hükümlerine göre mükellefler, gerek düzenledikleri, gerekse adlarına düzenlenen faturaları, yasal süreler dahilinde muhafaza ve istendiğinde ibraz etmekle yükümlüdürler. e-Faturanın veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkar edilemezliği Mali Mühürle garanti altına alınmaktadır. Mührün doğruluk ve geçerlilik kontrolünün ancak elektronik ortamda yapılabilmesi nedeniyle e-Faturanın kağıda basılarak saklanması söz konusu değildir.
- Arşivleme
Elektronik fatura uygulamasında düzenlenen ve alınan faturalara ilişkin olarak Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından saklama hizmeti verilmemektedir. Portal üzerinden düzenlenen ve alınan faturalar, mükellefler tarafından arşivlenerek kendi bilgi işlem sistemlerinde veya Başkanlığımızdan saklama hizmeti konusunda yetki almış kuruluşların(Özel Entegratör) bünyesinde saklanmalıdır.
- Temel ve Ticari fatura Senaryosu / e-Faturanın Reddi
e-Fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcılar, uygulama kapsamında, uygulamadan yararlanma yöntemine ve gönderilen e-Faturanın senaryo tipine (temel/ticari) bakılmaksızın, gelen e-faturaları almak zorundadır ve Başkanlığın yayımladığı şema/şematron kontrolleri ile imza doğrulaması hatası dışında reddedemezler. Temel fatura kapsamında düzenlenen faturalara mükellefler, mevzuat hükümleri çerçevesinde muhasebe kayıtlarına alıp iade faturası düzenleyerek ya da muhasebe kayıtlarına almadan harici yollar ile sistem dışından itiraz edebilirler. Ticari fatura senaryosu kapsamında düzenlenen faturalarda ise uygulama yanıtı ile faturalar kabul ya da red edilebilmektedir.
- Ünvan Değişikliği
e-Fatura uygulamasına kayıtlı bir kullanıcı eğer unvanı değişmişse 15 gün içinde unvan değişikliğine ait Ticaret Sicil Gazetesinin fotokopisini ve durumu izah eden bir dilekçe hazırlamalı. Bunlarla birlikte Gelir İdaresi Başkanlığı’na posta yoluyla, yeni unvana ait mali mühür temini için Kamu Sertifikasyon Merkezine elektronik ortamda başvurması gerekmektedir. Unvan değişikliğine giden mükellefin e-Fatura sistemindeki unvanı, dilekçesine istinaden güncellenir. Mükellefler yeni mali mühürlerini temin edene kadar, eski unvana ait mali mühürleri ile işlem yapmaya devam edebilirler.
- Durum Kodları
e-Fatura gönderiminde ve alımında sıklıkla ortaya çıkan aşağıda belirtilen hata durum kodu türlerine göre işlem yapılacaktır.
a) 1220 “HEDEFTEN SISTEM YANITI GELMEDI” DURUM KODU; Bu durum kodunun alınması faturanın alıcının posta kutusuna iletildiğini ancak alıcı tarafından sisteme cevap dönülmediği anlamına gelmektedir. Bu durumdaki fatura başarılı kabul edilmelidir, aynı faturanın tekrar gönderilmemesi gereklidir. Gönderilmeye çalışılması ise mükerrerliğe sebep olacağından sistem tarafından kabul edilmeyecektir. Alıcı taraf ise sistemine düşen faturayı Gelir İdaresinin belirlediği şema /şematron ve imza kontrollerinden geçirerek, fatura başarılı ise 1200 “ZARF BASARIYLA ISLENDI” sistem yanıtını dönerek, hata tespit edilmiş ise ilgili hata kodunu dönerek fatura değişim sürecini tamamlamaları gerekmektedir.
Hedeften sistem yanıtının 1200 “ZARF BASARIYLA ISLENDI” durum kodu ile gelmesi halinde Merkezde 1220 durum koduyla bekleyen zarfın yeni durumu 1300 “BASARIYLA TAMAMLANDI” olur. Hedef sistemden 1200 durum kodu dışında zarfın başarısız işlendiğine dair bir kod dönülmesi halinde Merkezde 1220 durum koduyla bekleyen zarfın yeni durumu 1230 “HEDEFTEN SISTEM YANITI BASARISIZ GELDI” olur.
b) 1210 “DOKUMAN BULUNAN ADRESE GONDERILEMEDI” DURUM KODU; Bu durum kodunun alınması alıcının sistemine erişilemediği anlamına gelmektedir. Alıcıyı hata ayrıntısını bildirerek sistemini düzeltmesi yönünde uyarınız. 1210 durum kodu 48 saatlik tekrar gönderme süreci sonunda alıcının posta kutusuna erişilememesi durumunda 1215 “DOKUMAN GONDERIMI BASARISIZ. TERKAR GONDERME SONLANDI” durum kodunu alır. 48 saat içinde fatura alıcının sistemine iletilmişse ve başarılı olarak sonuçlanmışsa 1300 “BASARIYLA TAMAMLANDI”, hata almış ise 1230 “HEDEFTEN SISTEM YANITI BASARISIZ GELDI” durum koduna güncellenir. 1210 durum kodu 1215,1230 ve 1300 durum koduna dönüşene kadar hiçbir işlem yapmayınız.
c) 1230 “HEDEFTEN SISTEM YANITI BASARISIZ GELDI” ve 1215 “DOKUMAN GONDERIMI BASARISIZ. TERKAR GONDERME SONLANDI” DURUM KODU; Bu durum kodlarının alınmasının ardından ilgili zarftaki faturalar göndericinin entegrasyon ya da özel entegrasyon kullanıcıları olması durumunda aynı Fatura ID’siyle tekrar gönderilebilir. Göndericinin portal kullanıcısı olması durumunda ise yeni fatura ID’si ile yeniden fatura oluşturulması ve bu hatalı faturaların gelen/gönderilen faturalarla birlikte saklanması gerekmektedir. Yeniden oluşturulan faturalarda daha önce hata alınan fatura numarasına ve hata sebebine ilişkin bilginin faturanın not alanına yazılması uygun olacaktır.
Elektronik fatura yeni bir belge türü olmayıp kağıt faturanın elektronik halidir. İlgili Genel tebliğ ve teknik kılavuzlarda düzenlenmemiş hükümlerde Başta Vergi usul kanunu olmak üzere mevzuat hükümleri geçerlidir.
e-Fatura uygulamasındaki diğer durum kodlarına e-Fatura Uygulaması Entegrasyon Kılavuzunun eki olan e-Fatura Uygulaması Sistem Yapısı Şema Yapısı Kılavuzundan ulaşılabilir.
