Vergi Usul Kanununun 229. maddesine göre yapılan mal veya hizmet alımları karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı göstermek üzere mal veya hizmet satımını yapan satıcı veya yetkili tarafından müşteriye verilen ticari vesikaya fatura denir. Aynı kanunun 231. maddesinde fatura düzenlenmesi sırasında uyulması gereken koşullara değinilirken, 232. maddesinde ise fatura kullanma mecburiyetine ilişkin esaslar bulunmaktadır.
433 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanununun Genel Tebliği ile e-Arşiv uygulamasına kayıtlı mükelleflerin düzenledikleri faturaları 01/04/2014 tarihinden itibaren e-Arşiv olarak göndermeleri ve almaları zorunludur. e-Arşiv uygulaması, mükellefler arasında yapılmış olan mal ve hizmet alım satımları sebebi ile düzenlenme ve ibraz edilme zorunluluğu bulunan faturaların elektronik ortamda düzenlenmesine ve ikinci nüshasının elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine olanak sağlar.
e-Arşiv uygulamasına ilişkin usul ve esasların düzenlendiği 433 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nin “15-397 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile Getirilen e-Arşiv Uygulamasına Kayıtlı Mükellefler Arasında Yapılan Satışlar” başlığı altındaki açıklamaya göre, e-Arşiv teslim sırasında düzenlenme şartı ve “İrsaliye yerine geçer” ifadesi bulunması şartı yerine getirildiği sürece irsaliye yerine kullanılabilir.
Teslim Sırasında Düzenlenme Şartı
e-Arşivin irsaliye yerine geçmesi için gerekli olan koşullardan biri elektronik belgelerin mal teslimi sırasında düzenlenmesidir. Teslim halinin şartları KDV kanunu 2. maddesinde belirtildiği gibi bir malın alıcıya veya alıcı tarafından gösterilen yere veya kişilere verilmesi halidir. Bir diğer şart ise malın alıcıya veya alıcı tarafından gösterilen yere veya kişilere gönderilmesi akabinde nakliyesinin başlatılması, yani nakliyeciye veya sürücüye malın verilmesi halidir. Ancak bu durumunda e-Arşivin irsaliye yerine geçmesi için gerekli belgelerin teslimi yapacak olan kişiye verilmesi ve malın teslimi sırasında e-Arşivin düzenlenmesi gerekmektedir.
“İrsaliye Yerine Geçer İfadesi” Şartı
e-Arşivde düzenleme tarihi, saat ve dakika bazında düzenleme zamanı, e-Arşivin alınacak olan kağıt çıktısı üzerine “İrsaliye yerine geçer.” ifadesinin yazılması ve satıcı veya yetkili tarafından imzalanması halinde ekstra herhangi bir izne gerek olmaksızın e-Arşivin irsaliye geçmesi mümkündür.
e-Arşivin irsaliye yerine geçmesi uygulamasının geçerli olması için e-Arşivin belirlenmiş şartlarda gerçekleşen teslimlerin sırasında düzenlenmesi ve çıktısı alınan e-Arşivin üzerine imzalı, tarihli ve zamanlı “İrsaliye yerine geçer” ifadesinin yazılması zorunludur.
Malın teslimi sırasında düzenlenmeyen e-Arşiv durumlarında 213 sayılı Kanunun 230/5’inci fıkra hükmüne göre sevk irsaliyesi düzenlenmesi ve bu sevk irsaliyesine ait tarih ve numara bilgilerinin e-Arşiv üzerinde belirtilmesi gerekmektedir.
